Nicht nur eine, für gleich zwei theologische Fakultäten ist Martin Stuke als Digitalisierungsmanager zuständig. Im Mitarbeitenden-Podcast schildert er die spezifischen Herausforderungen der Digitalisierung in den Geisteswissenschaften, zeigt die Vorteile eines zentralen Digitalisierungsmanagements, über die Nutzung von Cloud-Anwendungen und über Einblicke in den Aufbau eines fakultätsübergreifenden Prozessmanagements.

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Ein Zielbereich der Digitalstrategie: Organisationsstruktur

"Wir entwickeln und transformieren unsere Organisationsstrukturen, um die Potentiale des digitalen Arbeitens, Studierens und Forschens zu nutzen" ist das Motto des fünften Zielbereichs der Strategie https://www.digital.uni-bonn.de/de/zielbild-und-zielbereiche/organisationsstruktur. Dazu gehören wissenschaftsunterstützende Einheiten wie die Servicestelle Forschungsdaten https://www.forschungsdaten.uni-bonn.de/de/sfd und das HPC/A-Lab https://www.dice.uni-bonn.de/hpca/de/hpc-a-lab aber auch die Einrichtung des DiCe selbst www.dice.uni-bonn.de, das die Digitalstrategie entwickelt hat und nun umsetzt und weiterentwickelt.

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Petra Störring war die erste Uni Bonn Digitalisierungsmanagerin - Drei Fragen

Welche Aspekte sind Ihnen als Digitalisierungsmanagerin bei Ihrer Arbeit besonders wichtig?

Für mich geht es beim Digitalisierungsmanagement immer darum, Prozesse zu vereinfachen und zu verbessern. Sich also Abläufe anzuschauen und nicht einfach eins zu eins zu eins umzusetzen wie sie aktuell sind, sondern sich zu fragen: Wie müsste denn idealtypisch der Prozess sein? Und dann ist Digitalisierung einfach das Hilfsmittel, diesen Prozess eben leichter, fehlerfreier oder transparenter zu machen, je nachdem, was halt gerade das Ziel ist oder welcher Prozess gerade digitalisiert werden soll.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung von Prozessen an der Universität und welche Lösungsansätze werden angestrebt?

Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung an der Universität Bonn ist die ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Prozesse von der Fakultät bis zur Zentralverwaltung. Wenn Digitalisierungsprojekte erst bei der Zentralverwaltung ansetzen, bleiben die vorgelagerten fachbereichsspezifischen Prozesse außer Acht - aber auch hier fallen "Verwaltungstätigkeiten" an. Ein konkretes Beispiel ist die Personalvorgangsbearbeitung, bei der die Prozesse bereits mit der Erstellung der Stellenbeschreibung im Fachbereich beginnen: Dort finden die ersten Abstimmungen statt, sowohl fachbereichsintern als auch mit der Personalabteilung. Eine Software, die den Prozess unterstützen soll, muss daher den gesamten Workflow abbilden - von der Fakultät bis hin zur Zentralverwaltung.

Ein weiterer zentraler Lösungsansatz ist die Einführung eines umfassenden Rollen- und Rechtemanagements und einem verwandten Identity Management System als Grundlage für die Digitalisierung von Prozessen. Derzeit müssen Berechtigungen in den jeweiligen Systemen einzeln gepflegt werden, was ineffizient und zeitaufwändig ist. Mit einem zentralen System könnten Berechtigungen einmal definiert und automatisch auf alle relevanten Systeme angewendet werden. Darüber hinaus ist eine enge Zusammenarbeit und Verzahnung zwischen den Fachbereichen und der zentralen Verwaltung aus meiner Sicht der Schlüssel zum Erfolg, um die Effizienz zu steigern und Doppelarbeit zu vermeiden.

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Zielbereich der Digitalstrategie

Die Digitalstrategie der Universität Bonn definiert die Maßnahmen und Strukturen ihrer digitalen Transformation. Das Digitalisierungsmanagement der Fakultäten ist ein Teil des kontinuierlichen Strategieprozesses dieser Strategie, die sich inhaltlich in sieben Zielbereiche auffächert.

www.digital.uni-bonn.de

Beim KI-Tag für Verwaltungsmitarbeitende im Mai gab’s den Startschuss für eine Erprobungsphase ausgewählter KI-Tools. Mitarbeitende können unter Beachtung von unter anderem datenschutzrechtlichen Vorgaben nun ausprobieren und testen, was für den eigenen Arbeitsbereich zukünftig Unterstützung und Entlastung bieten könnte. Mehr als 180 Mitarbeitende haben mittlerweile schon mit dem verwaltungseigenen Sprach-Modell ‚Kilian‘ gearbeitet. Aber auch andere Tools werden getestet.

Im Anschluss an den KI-Tag haben außerdem ‚Communities of Practice‘ (CoP) ihre Arbeit aufgenommen. Hier schließen sich Verwaltungsmitarbeitende aus allen Bereichen selbstständig in Arbeitsgruppen zusammen, um die Möglichkeiten von KI in verschiedenen Arbeitsbereichen auszuloten.

Die Communities of Practice sind selbstverständlich auch offen für Teilnehmende aus der dezentralen Verwaltung: Wenn Sie Interesse haben, hier mitzuwirken, melden Sie sich bitte bei Michael Prill und dem COP Kern-Team.

Wir haben in einer neuen Folge des Mitarbeitenden-Podcasts Dr. Holger Impekoven, den Ständigen Vertreter des Kanzlers, zu KI befragt und warum es ihm persönlich wichtig ist, dass Thema in der Verwaltung der Uni Bonn voranzutreiben. Viel mehr wird nicht verraten. Hören Sie gerne rein ins Gespräch mit Sebastian Eckert, Tanja Kühn-Söndgen und unserem Podcast-Gast Dr. Holger Impekoven!

Viel Spaß beim Hören!

PS. Auflösung für’s Ende des Podcast: Die Interviewfragen sind klassisch, ohne KI entstanden. Auf was hätten Sie getippt?!

Über die Einführung einer zentralen Plagiatssoftware, und dier Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung für die Ausbildung von Juristen: Bereits zum Jahreswechsel sprachen wir mit Gregor Wiescholek, dem Digitalisierungsmanager des Fachbereichs Rechtswissenschaften.

Was sind die besonderen Herausforderungen als Digitalisierungsmanager am Fachbereich Rechtswissenschaft?
Eine der spannendsten Herausforderungen ist es, den Wandel von traditionellen Arbeitsweisen hin zu modernen, digitalen Lösungen mitzugestalten. Das zeigt sich zum Beispiel bei der Einführung innovativer Technologien wie digitaler Prüfungen und moderner Lehrtechniken, die das Studium effizienter und zugänglicher machen. So wurde Anfang des Jahres das Juristenausbildungsgesetz NRW geändert. Seither können die Studierenden ihre Staatsexamensklausuren im staatlichen Teil am Computer schreiben. Langfristig sollen sie dieselben Prüfungsbedingungen auch bei uns am Fachbereich vorfinden. Dass man in unserem Fach so weit gehen kann, war vor einigen Jahren noch undenkbar!

Das bedeutet aber auch notwendigerweise generelle Änderungen in der technischen Ausstattung der Hörsäle, die bei uns im Juridicum mit der geplanten Sanierung 2026 kommen werden, um etwa geeignete E-Prüfungsräume zu schaffen. Und diese gute Ausstattung brauchen wir auch unbedingt, wenn wir weiterhin die besten Köpfe unter den Juristinnen und Juristen gewinnen wollen.

Gleichzeitig ist es besonders erfüllend, alle Beteiligten - von den Studierenden bis zu den Professorinnen und Professoren - auf diese Reise der Digitalisierung mitzunehmen und zu sehen, wie sie die neuen Werkzeuge annehmen und in ihre tägliche Arbeit integrieren. Die Vorstellung, dass Juristinnen und Juristen mit IT oder Digitalisierung nichts am Hut haben, kann schnell entstehen. Aber die Wahrheit sieht ganz anders aus. Die Justiz arbeitet bereits digital, wir haben digitale Akten, wir haben auch digitale Probleme, juristische Probleme und letztendlich ist es auch bereits in der Ausbildung notwendig, sich damit zu beschäftigen.

´Happy Birthday´ an Healthy Campus Bonn 🎂

Hätten Sie´s gewusst? Healthy Campus Bonn feiert dieses Jahr Jubiläum - 10Jähriges! Wir gratulieren und haben den Geburtstag natürlich zum Anlass genommen, Dr. Manuela Preuß, Leiterin HCBN, in unser Podcast-Studio einzuladen.
Wie es sich für ein Jubiläum gehört, schwelgen wir ein bisschen in Erinnerungen. Manuela Preuß erzählt im aktuellen Mitarbeitenden-Podcast, wie alles begann mit der Idee für ein Gesundheitsmanagement an der Uni Bonn. Dass HCBN mit allem, was dazu gehört, nur gelingt, weil ganz viele an der Uni Bonn Teil des Gesundheitsgedankens sind und sich für „Gemeinsam gesund studieren, forschen, lehren und arbeiten“ engagieren.

Warum HCBN so etwas wie ihr viertes Baby ist und wann sie ein paar Minuten ´Ich-Zeit´ zum Energietanken findet, zwischen Job, Kindern und all dem anderen Kram - das erzählt Manuela Preuß in der neuen Folge des Podcast ´Lass ma hören´ mit Sebastian Eckert und Tanja Kühn-Söndgen.
Viel Spaß beim Hören!

Mehr zu den Angeboten von Healthy Campus Bonn: https://www.uni-bonn.de/de/universitaet/ueber-die-uni/gesundheitsmanagement-healthy-campus/gesundheitsmanagement-healthy-campus

Im letzten Newsletter haben wir sie bereits angekündigt: die Digis, die die Fakultäten der Uni Bonn vernetzen. Vor einigen Wochen haben wir Jens Barth für unseren Uni-Bonn Podcast für Mitarbeitende vor das Mikrofon geholt. Er ist Physiker und hat lange am CERN gearbeitet. Gemeinsam mit den Fachgruppen der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät schafft er seit März 2023 Strukturen für die Vernetzung der Mitarbeitenden und fungiert als Bindeglied zwischen den Fachgruppen und der Verwaltung. Das Digitalisierungsmanagement der Fakultäten ist eine Struktur im kontinuierlichen Strategieprozesses der Digitalstrategie und nimmt eine Schlüsselrolle in den Digitalisierungsbestrebungen der Fakultäten und der Uni als ganze ein.

Die Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät ist in der Nutzung von Spezialsoftware und digitalen Werkzeugen sehr weit fortgeschritten. Gleichzeitig ist sie die einzige Fakultät, die in Fachgruppen unterteilt ist, die oft wenig miteinander zu tun haben. Als Digitalisierungsmanager müssen wir herausfinden, wie die einzelnen Fachgruppen mit ihren digitalen Projekten und Anforderungen umgehen. Erst dann kann man sich das anschauen und versuchen, Dinge zu vereinheitlichen oder auch Synergieeffekte zu finden, zum Beispiel bei der gemeinsamen Lizenzbeschaffung. Was mich zum Beispiel überrascht hat, ist die breite Palette an Software, die in den Instituten und Fachgruppen im Einsatz ist und dass die Standard-Software in einem Fach in dem anderen völlig unbekannt ist. Auch sind die Institute sehr unterschiedlich aufgestellt, wenn es um IT und IT-Infrastruktur geht: Manche haben Leute dafür, in anderen Instituten wird das nebenbei gemacht.

Ein ganz großes Thema bei uns in der Fakultät ist das Thema Großgeräte, die die Universität oder ein Institut der Fakultät angeschafft hat und die andere Fachgruppen gerne nutzen würden. Da prüfen wir, wie das auch andere Gruppen nutzen können und wie das dann von der Buchung und Abrechnung funktionieren kann. Denn viele Drittmittelgeber, zum Beispiel die DFG, wollen, dass das in Zukunft protokolliert wird. Ein weiterer Schwerpunkt sind die Workflow-Tools, die die Verwaltung gerade prüft und die natürlich auch die Arbeit der Fakultäten betreffen. Hier sind wir in engem Austausch, um eine digitale Unterschrift zu ermöglichen.

Ein wichtiger Punkt ist mir, das Interesse für die Themen der Digitalisierung an der Hochschule zu wecken. Diese betreffen in weiterer Folge natürlich auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Fakultät. Daher müssen wir als Digitalisierungsbeauftragte auch rechtzeitig Meinungen einholen und Themen herunterbrechen. Da war die Kommunikation in der Vergangenheit vielleicht nicht immer optimal. Ich sage mal, der einfache Forscher kennt nicht alle Tools, die eingeführt wurden und hat auch nicht die Ressourcen, sich immer damit zu beschäftigen, das weiß ich aus eigener Erfahrung. Digitale Themen können über die Digitalisierungsexperten der jeweiligen Fachgruppen eingereicht werden. Um etwas schneller und offener zu agieren, habe ich jetzt eine Mailingliste für IT-Interessierte eingerichtet, damit wir auch mal schneller und direkter kommunizieren können. Dort erfährt man mehr über Digitalisierungsprojekte der Universität mit Auswirkungen auf die Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät, kann selbst Dinge einbringen und wird gleichzeitig über den Stand der Digitalisierung an der Fakultät informiert.

Die Digitalstrategie der Universität Bonn definiert die Maßnahmen und Strukturen ihrer digitalen Transformation.

In dieser Folge des Mitarbeitenden-Podcasts mit Sebastian Eckert und Tanja Kühn-Söndgen erzählt Rektor Michael Hoch, was ihn bewegt, was in den nächsten Monaten auf seiner Agenda steht und wie wichtig eine klare strategische Ausrichtung im Exzellenzwettbewerb ist.

Anfang des Jahres wurde Michael Hoch erneut zum Rektor der Uni Bonn gewählt - es ist seine dritte Amtszeit. Uns interessiert, wo die Reise hingeht. Deshalb haben wir den alten und neuen Rektor zum Podcast eingeladen und uns darüber unterhalten, was genau seine Ziele sind und wie er sie erreichen möchte. Aber auch, warum es ihm Spaß macht, jeden Tag zur Arbeit zu kommen, warum für ihn die Uni Bonn das ´Oxford am Rhein´ ist und dass er als Süddeutscher den bönnschen Dialekt mittlerweile fast so gut beherrscht wie eingefleischte Rheinländerinnen. Oder wissen Sie, was Nüssele bedeutet?

Freuen Sie sich auf rund 30 Minuten mit Michael Hoch und ein ganz abwechslungsreiches Gespräch über unsere Uni!

Das erfahren Sie im ersten Mitarbeitenden-Podcast 2024:

• Warum Michael Hoch gerne Rektor der Uni Bonn ist

• Warum er die Themen „Lehre“ sowie „Nachwuchs- und Karriereförderung“ in seiner nächsten Amtszeit ganz weit nach vorne stellen möchte

• Worauf es ankommt, wenn der Exzellenzwettbewerb startet

• Wo es für seinen Geschmack das beste Eis in Bonn gibt

• Dass er gerne mal Beifahrer beim Team Fahrbereitschaft oder Poststelle wäre, um den kompletten Campus abzufahren

  Und eine ganze Menge mehr …

Seit Oktober ist Gabriele Alonso Rodriguez die neue zentrale Gleichstellungsbeauftragte an der Universität Bonn. Sie ist für viele keine Unbekannte, betreute sie doch bereits seit sechs Jahren eine ähnliche Position an der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät. Als neugierig, zielgerichte, open minded und selbstbewusst charakterisiert sie sich selbst.

Im Uni Bonn Podcast für Mitarbeitende berichtet Alonso Rodriguez ausführlich darüber, was ihre Erwartungen an die kommende Zeit ist, wie sie ihre Ankunft auf der neuen Position erlebte und wo es an ihrer Alma Mater Raum für Veränderungen gibt. Zusätzlich haben wir ihr drei Fragen gestellt, die es noch einmal auf den Punkt bringen.

Wie erlebten Sie Ihre Ankunft als zentrale Gleichstellungsbeauftragte vor etwa 100 Tagen?

Gabriele Alonso Rodriguez: Es war surreal, aber auch spannend. Mein Start vor etwa 100 Tagen war ambitioniert. Im Vordergrund stand der Neuaufbau des Teams, da zu diesem Zeitpunkt meine Vorgängerin und ihre Stellvertreterin ihr Amt niedergelegt hatte. Ich habe die Zeit damit verbracht, mich überall bekannt zu machen, und hinzu kamen die Neubesetzung der Stellen. Jetzt kann ich verkünden, dass unser Team wieder vollständig ist. Zugleich fand ich eine Universität vor, die sehr hilfsbereit war. Ich habe überall offene Ohren und Unterstützung gefunden.

Frage: Was ist Ihnen wichtig an Ihrer Arbeit als Gleichstellungsbeauftragte?

Gabriele Alonso Rodriguez: Mir ist wichtig, dass ich mich für die Gleichstellung von Frauen und Männern einsetze und gegen die Diskriminierung der Geschlechter. Die Universität ist meine Alma Mater, und ich arbeite gerne mit schlauen und interessierten Menschen. Mein Team und ich setzen uns dafür ein, vielfältige Problematiken anzugehen und positive Veränderungen herbeizuführen.

Und es keine einfach zu besetzende Position: Menschen, die sich bewerben, müssen bereit sein, für vier Jahre lang ihre eigentliche Arbeit liegen zu lassen, was ganz anderes zu machen und hinterher wieder auf ihre eigentliche Arbeit zurück zu fallen. Mir war klar, dass es keinen Wasserfall an Bewerbungen geben würde. Deshalb habe ich es auch aus einer Verpflichtung heraus getan, weil ich gedacht habe, das ist wichtig und ich bin gerne ein wichtiges Mitglied der Gesellschaft. Hinzu kommt: Es ist eine gesetzliche Aufgabe, auch für rechtskräftige Beschlüsse. Dass keine Gleichstellungsbeauftragte da ist, diesen Zustand sieht der Gesetzgeber nicht vor.

Welche Projekte stehen aktuell im Fokus Ihrer Arbeit?

Gabriele Alonso Rodriguez: Unsere Projekte sind vielfältig, aber aktuell liegt der Fokus darauf, die Gleichstellungsarbeit sichtbar zu machen. Das beinhaltet Workshops und Schulungen, die sich an alle Statusgruppen richten, einschließlich Männer. Wir brauchen ein bisschen mehr Vereinfachung, auch bei der Sprache her. Also ich würde sagen, eine Art inklusive Gleichstellung für alle. Wir werden auch Schulungen anbieten für Männer, wenn der Wunsch da ist, dass man sagt, vielleicht kann ich noch was dazu lernen und kann mich noch besser verhalten.

Wir begleiten die Universität bei der Umsetzung von Gleichstellungsplänen, insbesondere dem Ziel, den Professorinnenanteil bis 2026 auf 30 % zu erhöhen. Es ist mir ein Anliegen, die Universität auf dem Weg zu einer gerechten Geschlechterverteilung zu unterstützen und sichtbare Fortschritte zu erzielen.

Zudem sehe ich noch immer eine sehr große Benachteiligung für Schwangere. Das können etwa die Studierende sein, die nicht plötzlich nicht mehr ins Labor darf und ihre Arbeit nicht in dem gebotenen Zeitraum schaffen kann, wegen Sicherheitsmaßnahmen. Aber auch Zeitverträge, die nicht verlängert werden, weil man auf einmal schwanger geworden ist.