Nicht nur eine, für gleich zwei theologische Fakultäten ist Martin Stuke als Digitalisierungsmanager zuständig. Im Mitarbeitenden-Podcast schildert er die spezifischen Herausforderungen der Digitalisierung in den Geisteswissenschaften, zeigt die Vorteile eines zentralen Digitalisierungsmanagements, über die Nutzung von Cloud-Anwendungen und über Einblicke in den Aufbau eines fakultätsübergreifenden Prozessmanagements.

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Ein Zielbereich der Digitalstrategie: Organisationsstruktur

"Wir entwickeln und transformieren unsere Organisationsstrukturen, um die Potentiale des digitalen Arbeitens, Studierens und Forschens zu nutzen" ist das Motto des fünften Zielbereichs der Strategie https://www.digital.uni-bonn.de/de/zielbild-und-zielbereiche/organisationsstruktur. Dazu gehören wissenschaftsunterstützende Einheiten wie die Servicestelle Forschungsdaten https://www.forschungsdaten.uni-bonn.de/de/sfd und das HPC/A-Lab https://www.dice.uni-bonn.de/hpca/de/hpc-a-lab aber auch die Einrichtung des DiCe selbst www.dice.uni-bonn.de, das die Digitalstrategie entwickelt hat und nun umsetzt und weiterentwickelt.

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Petra Störring war die erste Uni Bonn Digitalisierungsmanagerin - Drei Fragen

Welche Aspekte sind Ihnen als Digitalisierungsmanagerin bei Ihrer Arbeit besonders wichtig?

Für mich geht es beim Digitalisierungsmanagement immer darum, Prozesse zu vereinfachen und zu verbessern. Sich also Abläufe anzuschauen und nicht einfach eins zu eins zu eins umzusetzen wie sie aktuell sind, sondern sich zu fragen: Wie müsste denn idealtypisch der Prozess sein? Und dann ist Digitalisierung einfach das Hilfsmittel, diesen Prozess eben leichter, fehlerfreier oder transparenter zu machen, je nachdem, was halt gerade das Ziel ist oder welcher Prozess gerade digitalisiert werden soll.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung von Prozessen an der Universität und welche Lösungsansätze werden angestrebt?

Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung an der Universität Bonn ist die ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Prozesse von der Fakultät bis zur Zentralverwaltung. Wenn Digitalisierungsprojekte erst bei der Zentralverwaltung ansetzen, bleiben die vorgelagerten fachbereichsspezifischen Prozesse außer Acht - aber auch hier fallen "Verwaltungstätigkeiten" an. Ein konkretes Beispiel ist die Personalvorgangsbearbeitung, bei der die Prozesse bereits mit der Erstellung der Stellenbeschreibung im Fachbereich beginnen: Dort finden die ersten Abstimmungen statt, sowohl fachbereichsintern als auch mit der Personalabteilung. Eine Software, die den Prozess unterstützen soll, muss daher den gesamten Workflow abbilden - von der Fakultät bis hin zur Zentralverwaltung.

Ein weiterer zentraler Lösungsansatz ist die Einführung eines umfassenden Rollen- und Rechtemanagements und einem verwandten Identity Management System als Grundlage für die Digitalisierung von Prozessen. Derzeit müssen Berechtigungen in den jeweiligen Systemen einzeln gepflegt werden, was ineffizient und zeitaufwändig ist. Mit einem zentralen System könnten Berechtigungen einmal definiert und automatisch auf alle relevanten Systeme angewendet werden. Darüber hinaus ist eine enge Zusammenarbeit und Verzahnung zwischen den Fachbereichen und der zentralen Verwaltung aus meiner Sicht der Schlüssel zum Erfolg, um die Effizienz zu steigern und Doppelarbeit zu vermeiden.

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Zielbereich der Digitalstrategie

Die Digitalstrategie der Universität Bonn definiert die Maßnahmen und Strukturen ihrer digitalen Transformation. Das Digitalisierungsmanagement der Fakultäten ist ein Teil des kontinuierlichen Strategieprozesses dieser Strategie, die sich inhaltlich in sieben Zielbereiche auffächert.

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Beim KI-Tag für Verwaltungsmitarbeitende im Mai gab’s den Startschuss für eine Erprobungsphase ausgewählter KI-Tools. Mitarbeitende können unter Beachtung von unter anderem datenschutzrechtlichen Vorgaben nun ausprobieren und testen, was für den eigenen Arbeitsbereich zukünftig Unterstützung und Entlastung bieten könnte. Mehr als 180 Mitarbeitende haben mittlerweile schon mit dem verwaltungseigenen Sprach-Modell ‚Kilian‘ gearbeitet. Aber auch andere Tools werden getestet.

Im Anschluss an den KI-Tag haben außerdem ‚Communities of Practice‘ (CoP) ihre Arbeit aufgenommen. Hier schließen sich Verwaltungsmitarbeitende aus allen Bereichen selbstständig in Arbeitsgruppen zusammen, um die Möglichkeiten von KI in verschiedenen Arbeitsbereichen auszuloten.

Die Communities of Practice sind selbstverständlich auch offen für Teilnehmende aus der dezentralen Verwaltung: Wenn Sie Interesse haben, hier mitzuwirken, melden Sie sich bitte bei Michael Prill und dem COP Kern-Team.

Wir haben in einer neuen Folge des Mitarbeitenden-Podcasts Dr. Holger Impekoven, den Ständigen Vertreter des Kanzlers, zu KI befragt und warum es ihm persönlich wichtig ist, dass Thema in der Verwaltung der Uni Bonn voranzutreiben. Viel mehr wird nicht verraten. Hören Sie gerne rein ins Gespräch mit Sebastian Eckert, Tanja Kühn-Söndgen und unserem Podcast-Gast Dr. Holger Impekoven!

Viel Spaß beim Hören!

PS. Auflösung für’s Ende des Podcast: Die Interviewfragen sind klassisch, ohne KI entstanden. Auf was hätten Sie getippt?!